Tu guía de la función de Facturación

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Cómo habilitar la cuenta de pago por factura:

Cómo crear y emitir facturas:

Cómo fusionar facturas:

Cómo rastrear estados de facturas y registrar pagos:

Cómo acceder a la factura desde la página de detalles de la reserva:

¿Dónde la encuentro?

Operaciones > Facturación

¿Qué significa?

Este artículo proporciona una visión general integral de nuestra nueva función de Facturación, diseñada para simplificar los pagos por transferencia bancaria B2B y optimizar la gestión de tus reservas dentro de la Taquilla.

La función de Facturación es un mecanismo de pago dedicado creado específicamente para transacciones de empresa a empresa (B2B) que se liquidan mediante transferencia bancaria. Permite a los operadores emitir oficialmente un documento de factura directamente a un cliente en el momento de la reserva y gestionar el estado del pago manualmente una vez que se reciben los fondos.

Componentes clave:

• Método de pago dedicado método de pago: Una nueva opción de pago, simplemente llamada 'Factura', está disponible exclusivamente dentro del proceso de pago de la Taquilla.

• Generación automática de facturas: Cuando seleccionas 'Factura' como método de pago, se genera automáticamente una factura profesional en PDF utilizando una plantilla predefinida. Esta factura incluye todos los detalles necesarios, tales como:

  • Número de factura (secuencial y rastreable).

  • Fechas de emisión y vencimiento.

  • Desglose de importes brutos, netos e IVA.

  • Tu información legal/remitente y los datos bancarios para el pago.

• Sistema de notas de crédito: Si se procesa un reembolso total o parcial en una reserva previamente facturada, el sistema genera automáticamente una nota de crédito para revertir correctamente el importe facturado, asegurando registros financieros precisos.

• Gestión de facturas: Una lista dedicada te permite rastrear el estado de todas las facturas (BORRADOR, EMITIDA, VENCIDA, PAGADA, etc.) y realizar las acciones necesarias.

• Días de vencimiento de pago: Esto dicta la fecha límite de pago que aparece en cada factura generada.

  El plazo de pago predeterminado para las facturas es de 30 días. Si tu empresa requiere un valor diferente, por favor contacta a nuestro equipo de Soporte o a tu Customer Success Manager dedicado para solicitar este cambio de configuración.

¿Qué debo hacer?

Configurar y utilizar la función de Facturación es un proceso sencillo dividido en tres etapas principales: Configuración, Reserva y Gestión.

En primer lugar, debes conceder acceso a los usuarios responsables de gestionar la facturación (normalmente tu departamento de Administración). Para ello, navega a Cuenta > Gestión de Usuarios y habilita el permiso PERM_MENU_INVOICING. Esto asegurará que el menú de facturación sea visible solo para los usuarios autorizados.

1. Habilitar los métodos de pago por factura

Antes de utilizar la función de Facturación, debes habilitar las cuentas de pago relevantes en tu configuración de Palisis. Navega a Cuenta > Pagos y Monedas >Pestaña de Cuentas de Pago. Luego, elige 'Factura' para habilitar este método de pago para tus ventas directas en Taquilla.

2. Configuración de la plantilla de factura de reserva (Configuración única)

Por favor, consulta el artículo dedicado sobre Cómo configurar tu plantilla de factura de reserva para instrucciones detalladas.

3. Uso de la función en la Taquilla

1. Crear una reserva: Procesa una reserva B2B estándar para tu cliente en la Taquilla. Ingresa los datos correctos del cliente, ya que la factura se dirigirá a esa persona o entidad. Para empresas, habilita los datos de cliente correspondientes para tus productos. Para más información, por favor visita Cómo configurar "Datos del Cliente".

2. Seleccionar el pago: En la etapa de pago, selecciona la cuenta de pago dedicada 'Factura'.

3. Emitir la factura:

   • Para ventas estándar, una factura se crea inicialmente en estado BORRADOR.

     

      

   • Debes seleccionar la factura y hacer clic manualmente en el botón 'Emitir' para finalizarla, generar el PDF oficial y almacenarla. O puedes seleccionar el estado EMITIDA desde el menú desplegable.

     

      

   • Opcional: Si tienes múltiples reservas en borrador para un solo cliente, puedes usar la función 'Fusionar y Emitir' en la Lista de Facturas para combinarlas en una sola factura consolidada.

     

     

      

En este ejemplo, hemos fusionado y emitido las facturas 86 y 87.

Después de finalizar los detalles de tu reserva, puedes proceder a emitir la factura oficial:

• Haz clic en el botón ‘Emitir’ para generar oficialmente la factura.

Nota: En esta etapa, puedes descargar el PDF de Vista Previa. Recuerda que esta es una versión BORRADOR y no es el documento final, legalmente emitido.

1. Establecer la Fecha de Vencimiento: El sistema calcula automáticamente la fecha de vencimiento según el plazo de pago predeterminado (30 días). Puedes seleccionar manualmente una fecha de vencimiento diferente usando la interfaz de calendario si se requiere para esta transacción específica.

Para cambiar el periodo de vencimiento predeterminado (por ejemplo, de 30 días a 14 días) globalmente para todas las futuras facturas, por favor contacta a nuestro equipo de Soporte o a tu Customer Success Manager dedicado.

4. Descargar y enviar: Una vez emitida, descarga el PDF final y envíalo manualmente por correo electrónico a tu cliente para el pago.

Dentro de la Lista de Facturas, puedes ver la siguiente información clave para cada ítem:

1. El número de factura es un número único y secuencial asignado automáticamente por el sistema. Por defecto, la numeración comienza en 1 con la primera factura generada. Si necesitas un patrón de numeración específico—como incorporar un prefijo o artefactos de fecha (por ejemplo, XXX_YEARMONTH_01001)—este patrón puede configurarse. Para solicitar cambios en el esquema de numeración de facturas predeterminado, por favor contacta a nuestro Equipo de Soporte o a tu Customer Success Manager designado.

2. Fechas relevantes: Fechas clave relacionadas con el ciclo de vida de la factura, incluyendo la fecha de creación, fecha de emisión, fecha de vencimiento y fecha de pago.

3. Enlace para ver la reserva o reservas afectadas.

4. El estado de la factura.

4. Gestión de facturas y pagos

Rastrear estado

Navega a la Lista de Facturas dedicada en el back office para ver todas las facturas generadas y su estado actual:

Filtrar y buscar

La Lista de Facturas cuenta con una robusta funcionalidad de filtros y un campo de búsqueda, lo que te permite localizar rápida y precisamente facturas específicas dentro de tus registros.

Puedes filtrar y ordenar la lista usando los siguientes criterios:

• Número de factura: Usa el campo de búsqueda para ingresar el número exacto de factura si lo conoces.

• Estado de la factura: Filtra la lista por el estado actual de la factura (por ejemplo, EMITIDA, VENCIDA, PAGADA).

• Rango de fechas: Ordena las facturas por varias fechas relevantes (por ejemplo, Fecha de Emisión, Fecha de Vencimiento, Fecha de Pago) y especifica el orden (ascendente o descendente).

Registrar pago

Una vez que hayas recibido con éxito la transferencia bancaria de tu cliente, debes registrar manualmente el pago en el sistema para finalizar el estado de la factura.

1. Navega a la Lista de Facturas y establece el estado relevante de la factura en PAGADA.

   

    

2. Selecciona la fecha real de pago desde la interfaz de calendario y utiliza el botón de acción para Establecer fecha de pago.

   

    

3. Confirma la acción para establecer oficialmente el estado como PAGADA.

   

    

Este paso esencial marca formalmente la factura como liquidada, completando el proceso financiero para esa reserva específica.

Gestión de reembolsos

Si procesas un reembolso para una reserva, el sistema generará automáticamente una nota de crédito correspondiente, que también aparecerá en tu Lista de Facturas en estado BORRADOR, haciendo referencia a la factura original.

A continuación, selecciona manualmente el estado EMITIDA.

Las notas de crédito utilizan la misma plantilla que tus facturas de reserva, pero mostrarán un total negativo.

5. Gestión de reservas

Para cualquier reserva pagada a través de la cuenta de pago por Factura, puedes acceder a la factura específica directamente desde la página de detalles de la reserva:

1. Navega a la página de Detalles de la Reserva.

2. En la pestaña Acciones, selecciona Ver Factura.

3. Serás redirigido a la página de Facturas, donde se mostrarán los detalles específicos de la factura.