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Cómo habilitar la cuenta de pago "Factura":
Cómo crear y emitir facturas:
Cómo fusionar facturas:
Cómo rastrear estados de facturas y registrar pagos:
Cómo acceder a la factura desde la página de detalles de la reserva:
¿Dónde lo encuentro?
Operaciones > Facturación
¿Qué significa?
Este artículo ofrece una visión general completa de nuestra nueva función de Facturación, diseñada para simplificar los pagos B2B mediante transferencia bancaria y optimizar la gestión de reservas dentro de la Taquilla.
La función de Facturación es un mecanismo de pago dedicado creado específicamente para transacciones business-to-business (B2B) que se liquidan mediante transferencia bancaria. Permite a los operadores emitir oficialmente un documento de factura directamente al cliente en el momento de la reserva y gestionar manualmente el estado del pago una vez que se reciben los fondos.
Componentes clave:
Método de pago dedicado: Una nueva opción de pago, simplemente llamada 'Factura', está disponible exclusivamente en el proceso de pago de la Taquilla.
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Generación automática de facturas: Al seleccionar 'Factura' como método de pago, se genera automáticamente una factura profesional en PDF utilizando una plantilla predefinida. Esta factura incluye todos los detalles necesarios, tales como:
Número de factura (secuencial y rastreable).
Fechas de emisión y vencimiento.
Desglose de importes brutos, netos e IVA.
Su información legal/remitente y detalles bancarios para el pago.
Sistema de notas de crédito: Si se procesa un reembolso total o parcial en una reserva previamente facturada, el sistema genera automáticamente una nota de crédito para revertir correctamente el importe facturado, asegurando registros financieros precisos.
Gestión de facturas: Una lista dedicada le permite rastrear el estado de todas las facturas (BORRADOR, EMITIDA, VENCIDA, PAGADA, etc.) y realizar las acciones necesarias.
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Días de vencimiento de pago: Esto determina la fecha límite de pago que aparece en cada factura generada.
El plazo de pago predeterminado para facturas es de 30 días. Si su empresa requiere un valor diferente, por favor contacte a nuestro equipo de Soporte o a su Gerente de Éxito del Cliente dedicado para solicitar este cambio de configuración.
¿Qué debo hacer?
Configurar y usar la función de Facturación es un proceso sencillo dividido en tres etapas principales: Configuración, Reserva y Gestión.
Primero, debe otorgar acceso a los usuarios responsables de gestionar la facturación (normalmente su departamento de Administración). Para ello, navegue a Cuenta > Gestión de Usuarios y habilite el permiso PERM_MENU_INVOICING. Esto asegurará que el menú de facturación sea visible solo para usuarios autorizados.
1. Habilitar métodos de pago por factura
Antes de usar la función de Facturación, debe habilitar las cuentas de pago relevantes en su configuración de Palisis. Navegue a Cuenta > Pagos y Monedas >Pestaña Cuentas de Pago. Luego, elija 'Factura' para habilitar este método de pago para sus ventas directas en Taquilla.
2. Configuración de plantilla de factura de reserva (Configuración única)
Consulte el artículo dedicado en Cómo configurar su plantilla de factura de reserva para instrucciones detalladas.
3. Uso de la función en la Taquilla
Crear una reserva: Procese una reserva B2B estándar para su cliente en la Taquilla. Ingrese los datos correctos del cliente, ya que la factura será dirigida a esa persona o entidad. Para empresas, habilite los datos correspondientes del cliente para sus productos. Para más información, visite Cómo configurar "Datos del Cliente".
Seleccionar pago: En la etapa de pago, seleccione la cuenta de pago dedicada 'Factura'.
4. Gestión de facturas y pagos
Una vez que un usuario ha recibido el permiso de facturación, aparece una nueva entrada de menú Facturación en la barra lateral. La página de Facturación presenta un tablero Kanban que proporciona una visión clara y visual de todas las facturas y su estado actual. Los usuarios pueden rastrear fácilmente qué facturas están vencidas, pendientes de emisión, esperando pago, enviadas como recordatorios o ya pagadas — y actualizar su estado con un simple arrastrar y soltar.
Rastrear estado
Navegue a la lista dedicada de Facturas en el back-office para ver todas las facturas generadas y su estado actual:
Estado |
Significado |
Explicación |
EMITIDA |
Documento oficial creado |
El documento de factura ha sido finalizado, generado como un PDF oficial y almacenado. Ha sido emitido al cliente y ahora está pendiente de pago. Este es el estado normal después de hacer clic en 'Emitir' en una reserva en BORRADOR. |
VENCIDA |
El pago está atrasado |
La factura ha superado su período de vencimiento definido sin que se haya registrado el pago correspondiente en el sistema. El estado cambia automáticamente de EMITIDA a VENCIDA, aunque también puede seleccionarse manualmente si es necesario. Este estado indica claramente que el pago del cliente está retrasado. |
RECORDADA |
Recordatorio de pago enviado |
El estado se actualiza manualmente para indicar que se ha enviado un aviso de recordatorio de pago al cliente respecto a su factura VENCIDA. Este es un paso intermedio de seguimiento. |
PAGADA |
Pago recibido y confirmado |
El pago completo ha sido recibido mediante transferencia bancaria y ha sido confirmado y registrado manualmente en el sistema usando la acción 'Establecer fecha de pago'. El proceso financiero para esta factura está completo. |
RECHAZADA |
Factura inválida o en disputa |
Este estado se usa cuando la factura es formalmente rechazada o disputada por el cliente, o si hay un problema que impide que el pago se procese como estaba previsto. Generalmente significa que la transacción se cancela o requiere re-facturación. |
Emitir la factura
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Para ventas estándar, inicialmente se crea una factura en estado BORRADOR.
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Debe tomar la tarjeta de la factura y arrastrarla a la columna Emitida. O puede seleccionar la factura y hacer clic manualmente en la lista para seleccionar el estado 'Emitida' en el menú desplegable para generar el PDF oficial y almacenarlo.
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Opcional: Si tiene múltiples reservas en borrador para el mismo cliente, puede combinarlas en una sola factura consolidada usando la función 'Fusionar y Emitir' en la Lista de Facturas. Para hacerlo:
Seleccione las facturas que desea fusionar haciendo clic en la columna de fecha (aparecerá un icono de mano al pasar el cursor).
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Una vez seleccionadas todas las facturas deseadas, haga clic en el botón 'Fusionar facturas' en la parte inferior de la lista o en el botón 'Fusionar y Emitir' en la esquina superior derecha.
Después de finalizar los detalles de su reserva, puede proceder a emitir la factura oficial:
Haga clic en el botón ‘Emitir’ para generar oficialmente la factura.
Nota: En esta etapa, puede descargar el PDF de vista previa. Recuerde que esta es una versión en BORRADOR y no es el documento final de factura emitida legalmente.
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Establecer la fecha de vencimiento: El sistema calcula automáticamente la fecha de vencimiento basada en el plazo de pago predeterminado (30 días). Puede seleccionar manualmente una fecha de vencimiento diferente usando la interfaz del calendario si es necesario para esta transacción específica.
Para cambiar el período de vencimiento predeterminado (por ejemplo, de 30 a 14 días) globalmente para todas las facturas futuras, por favor contacte a nuestro equipo de Soporte o a su Gerente de Éxito del Cliente dedicado.
Descargar y enviar: Una vez emitida, descargue el PDF final y envíelo manualmente por correo electrónico a su cliente para el pago.
Dentro de la Lista de Facturas, puede ver la siguiente información clave para cada elemento:
El número de factura es un número único y secuencial asignado automáticamente por el sistema. Por defecto, la numeración comienza en 1 con la primera factura generada. Si necesita un patrón de numeración específico — como incorporar un prefijo o artefactos de fecha (por ejemplo, XXX_YEARMONTH_01001) — este patrón puede configurarse. Para solicitar cambios en el esquema de numeración de facturas predeterminado, contacte a nuestro Equipo de Soporte o a su Gerente de Éxito del Cliente designado.
Fechas relevantes: Fechas clave relacionadas con el ciclo de vida de la factura, incluyendo fecha de creación, emisión, vencimiento y pago.
Enlace para ver la reserva o reservas afectadas.
El estado de la factura.
El enlace para descargar la factura.
Registrar pago
Una vez que haya recibido con éxito la transferencia bancaria de su cliente, debe registrar manualmente el pago en el sistema para finalizar el estado de la factura.
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Navegue al tablero de Facturas y mueva la factura correspondiente a PAGADA.
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Seleccione la fecha real de pago en la interfaz del calendario y use el botón de acción para Establecer fecha de pago.
Confirme la acción para establecer oficialmente el estado a PAGADA.
Este paso esencial marca formalmente la factura como saldada, completando el proceso financiero para esa reserva específica.
Filtrar y buscar
La Lista de Facturas cuenta con una robusta funcionalidad de filtro y un campo de búsqueda, permitiéndole localizar rápida y precisamente facturas específicas dentro de sus registros.
Puede filtrar y ordenar la lista usando los siguientes criterios:
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Número de factura: Use el campo de búsqueda para ingresar el número exacto de factura si lo conoce.
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Opciones de ordenamiento: Las facturas pueden ordenarse por fecha de creación, fecha de vencimiento, fecha de emisión o fecha de pago — cada una en orden ascendente o descendente.
Vista de lista: Por defecto, las facturas se muestran en un tablero Kanban, pero puede cambiar a vista de lista usando el interruptor a la derecha.
Rango de fechas: Puede seleccionar un rango de fechas para mostrar las facturas creadas durante ese período.
Gestión de reembolsos
Si procesa un reembolso para una reserva, el sistema generará automáticamente una nota de crédito correspondiente, que también aparecerá en su Lista de Facturas en estado BORRADOR, haciendo referencia a la factura original.
Luego, muévala manualmente al estado EMITIDA.
Las notas de crédito usan la misma plantilla que sus facturas de reserva, pero mostrarán un importe total negativo.
5. Gestión de reservas
Para cualquier reserva pagada mediante la cuenta de pago por factura, puede acceder a la factura específica directamente desde la página de detalles de la reserva:
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Navegue a la página de Detalles de la reserva.
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En la pestaña Acciones, seleccione Ver Factura.
Será redirigido a la página de Facturas, donde se mostrarán los detalles específicos de la factura.
Datos importantes
Tenga en cuenta las siguientes limitaciones operativas:
No envío automático: El sistema no envía automáticamente las facturas al cliente. Usted debe descargar el PDF y enviarlo por correo electrónico personalmente.
Solo transferencia bancaria: La cuenta de pago 'Factura' está diseñada estrictamente para pagos B2B por transferencia bancaria y no está destinada para efectivo, tarjeta de crédito u otros tipos de pago.
Sin cobranza: El sistema no incluye funciones de gestión de cobros o recaudación de deudas. Marcará las facturas vencidas como VENCIDAS, pero la acción posterior es su responsabilidad.
Impacto del reembolso: Si se realiza un reembolso antes de que se emita una factura, la factura reflejará solo el valor final reducido de la reserva. Si se realiza un reembolso después de emitir una factura, se crea una nota de crédito correspondiente.