Cómo configurar correos electrónicos programados

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¿Dónde lo encuentro?

Cuenta > Plantillas > Plantillas de correo electrónico

¿Qué significa?

Los correos electrónicos programados le permiten comunicarse con los pasajeros por correo electrónico antes, durante o después de su viaje.

Hay 3 tipos de correos electrónicos programados, según la fecha y hora que activa el envío del correo electrónico:

• Según la fecha y hora de la reserva (Reserva programada).
• Según la fecha y hora del evento (Evento programado).
• Según la fecha y hora del check-in (Check-in programado).

Existe un parámetro configurable que permite definir el tiempo, en minutos, después o antes de la acción (reserva, evento o check-in) en que se debe enviar el correo electrónico.

¿Qué debo hacer?

Vaya a Cuenta > Plantillas > Plantillas de correo electrónico y haga clic en el botón «+ Nueva plantilla de cliente».

Atributos

Todas las comunicaciones se pueden configurar para cada línea operativa, lo que le permite seleccionar una sola línea, varias líneas o todas las líneas (dejando la selección en blanco). Además, puede crear varias plantillas de correo electrónico para cada tipo, lo que le proporciona numerosas opciones flexibles.

• Nombre (obligatorio): introduzca un nombre para la plantilla de correo electrónico, como «Solicite sus comentarios».

• Descripción (obligatoria): proporcione una breve descripción del objetivo de la plantilla.

• Asunto (obligatorio): este será el asunto que verán sus clientes al recibir el correo electrónico.

• Tipo de plantilla: seleccione el tipo de plantilla correspondiente. Por ejemplo, si desea solicitar una reseña después de una excursión, seleccione la opción basada en el check-in programado para asegurarse de que los clientes ya hayan participado en la excursión.

  • Según la fecha y hora de la reserva (Reserva programada)

  • Según la fecha y hora del evento (Evento programado)

  • Según la fecha y hora del check-in (Check-in programado)

• Producto: seleccione el producto correspondiente de la lista. El correo electrónico se enviará para cada reserva asociada a este producto.

Debe introducir el contenido del correo electrónico en el campo del cuerpo. Puede crear su propia plantilla o copiar y pegar la plantilla estándar «Información de la reserva», que después podrá personalizar. Para ello, puede utilizar el Editor si no tiene experiencia con HTML, o cambiar a la pestaña HTML si se siente cómodo creando documentos con ese lenguaje.

Para obtener más información sobre este tema, consulte nuestro artículo de soporte sobre Plantillas de correo electrónico.

Después del cuerpo y la plantilla, continúe con el resto de los parámetros.

• CCO: aquí puede introducir direcciones de correo electrónico separadas por comas, que recibirán el correo electrónico en copia oculta.
• El formato de fecha se puede completar según se indica en este artículo. En este ejemplo, la fecha sería algo como «Mié 21/09/22» y la hora sería algo como «15:00». Consulte el siguiente artículo para obtener más información sobre los formatos de fecha y hora. Cómo cambiar los formatos de fecha y hora en la tienda web

EEEE dd/MM/yy

• El formato de fecha y hora puede ser HH:mm.
• La «Programación» es el número de minutos antes o después de la reserva o el evento en que se debe enviar el correo electrónico. Un número negativo significa «antes» y un número positivo, «después». Por lo tanto, una «Programación» de «5» y un tipo de plantilla «Reserva programada» significa que el correo electrónico se enviará 5 minutos después de la reserva. Por otro lado, una «Programación» de «-1440» y un tipo de plantilla «Evento programado» significa que el correo electrónico se enviará 24 horas antes del evento. En realidad, aplicamos las condiciones a las reservas realizadas «24 horas + programación» atrás. Por razones obvias, no es posible programar un correo electrónico antes de la reserva o del check-in. Tenga en cuenta que funciona con reservas históricas, por lo que si introduce una «Programación» de 1 año, todas las reservas realizadas hace 24 horas + 1 año se verán afectadas y esos clientes recibirán un correo electrónico ahora. Es importante tener mucho cuidado con esta configuración. Si necesita ayuda para configurarla, póngase en contacto con nuestro equipo de soporte aquí.

• El resto de la configuración:

   

  

  Entorno de producción (en vivo): Sí o No. Aunque no esté activado, el sistema puede enviar notificaciones a direcciones de correo electrónico con un usuario existente en Palisis. Se trata básicamente de un modo de prueba que permite probar esta funcionalidad y comprobar cómo funcionan las plantillas de correo electrónico antes de enviar las comunicaciones a sus clientes.

  Publicidad: el correo electrónico solo se envía si se ha otorgado el consentimiento para recibir publicidad.

  Solo cliente principal: el correo electrónico solo se envía al cliente principal.

  Archivo adjunto: aquí puede cargar un archivo en la plantilla de correo electrónico (se admite cualquier extensión).

Canal

Aquí define el canal o los canales en los que se utilizará la plantilla de correo electrónico.

Enviar para Online: reservas de la tienda web y del widget

Enviar para Onsite: reservas de dispositivos Palisis

Enviar para Boxoffice: reservas de Boxoffice

Enviar para API: reservas de API desde TourCMS
Enviar para Backoffice: reservas de Backoffice

Traducciones

Aquí puede introducir la plantilla de correo electrónico en los distintos idiomas disponibles en su tienda web.

¿Cómo configurar un correo electrónico programado antes del viaje?

El correo electrónico se puede programar para enviarse después de la reserva o antes del evento.

¿Cómo configurar un correo electrónico programado durante el viaje?

Puede utilizar el tipo de plantilla «Check-in programado» para programar el envío de un correo electrónico durante el viaje, unos minutos después del check-in.

¿Cómo configurar un correo electrónico programado después del viaje?

Puede utilizar el tipo de plantilla «Check-in programado» o «Evento programado» para programar el envío de un correo electrónico en un momento determinado después del viaje. Puede ser útil para pedir a sus clientes comentarios sobre su experiencia.

¿Cómo hacer seguimiento de los correos electrónicos?

Puede hacer seguimiento de sus comunicaciones programadas desde la auditoría de la reserva, donde encontrará el estado de la comunicación y podrá incluso volver a enviarlas.

Los estados posibles son:

• DESACTIVADO: la comunicación no se enviará
• PROGRAMADO: el correo electrónico está programado para enviarse a la hora configurada
• ENVIADO: el correo electrónico ya se ha enviado.
• ERROR: se produjo un error al enviar el correo electrónico.

Descripción general del intervalo de envío de correos electrónicos programados

Por diseño, los correos electrónicos programados se envían en relación con la hora del evento o de la reserva. Sin embargo, para evitar que los clientes reciban correos electrónicos desactualizados (por ejemplo, recibir un correo electrónico de «No olvide su evento de la próxima semana» al hacer una reserva solo 20 minutos antes del evento), el sistema aplica un intervalo de envío estricto de 24 horas.

Regla del periodo de gracia de 24 horas

Cuando la hora de envío prevista de un correo electrónico programado ya ha pasado antes de realizarse una reserva, el sistema aplica la siguiente lógica:

Ejemplos ilustrativos

La siguiente tabla muestra cómo se aplica esta regla en distintas configuraciones y horarios de reserva: