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Wie Sie das Rechnungskonto für Zahlungen aktivieren:
Wie man Rechnungen erstellt und ausstellt:
Wie man Rechnungen zusammenführt:
Wie man den Status von Rechnungen verfolgt und Zahlungen erfasst:
Wie man auf die Rechnung von der Buchungsdetailseite zugreift:
Wo finde ich es?
Operationen > Rechnungsstellung
Was bedeutet das?
Dieser Artikel bietet einen umfassenden Überblick über unsere neue Funktion zur Rechnungsstellung, die darauf ausgelegt ist, B2B-Banküberweisungen zu vereinfachen und Ihre Buchungsverwaltung innerhalb der Ticketverkaufsstelle (Box Office) zu optimieren.
Die Rechnungsstellungsfunktion ist ein spezieller Zahlungsmechanismus, der speziell für Geschäftstransaktionen zwischen Unternehmen (B2B) entwickelt wurde, die per Banküberweisung abgewickelt werden. Sie ermöglicht es Betreibern, dem Kunden zum Zeitpunkt der Buchung offiziell eine Rechnung auszustellen und den Zahlungsstatus manuell zu verwalten, sobald die Gelder eingegangen sind.
Wichtige Komponenten:
Dedizierte Zahlungsmethode: Eine neue Zahlungsoption mit dem einfachen Namen 'Rechnung' ist exklusiv im Checkout-Prozess der Ticketverkaufsstelle verfügbar.
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Automatisierte Rechnungserstellung: Wenn Sie 'Rechnung' als Zahlungsmethode auswählen, wird automatisch eine professionelle PDF-Rechnung anhand einer vordefinierten Vorlage generiert. Diese Rechnung enthält alle notwendigen Details, wie:
Rechnungsnummer (fortlaufend und nachvollziehbar).
Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum.
Aufschlüsselung von Brutto-, Netto- und Mehrwertsteuerbeträgen.
Ihre gesetzlichen/Absenderinformationen und Bankverbindungsdaten für die Zahlung.
Gutschriftensystem: Wenn eine vollständige oder teilweise Rückerstattung für eine zuvor fakturierte Buchung erfolgt, generiert das System automatisch eine Gutschrift, um den berechneten Betrag korrekt zu korrigieren und so genaue Finanzaufzeichnungen zu gewährleisten.
Rechnungsverwaltung: Eine dedizierte Liste ermöglicht es Ihnen, den Status aller Rechnungen (ENTWURF, AUSGESTELLT, FÄLLIG, BEZAHLT usw.) zu verfolgen und notwendige Aktionen durchzuführen.
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Zahlungsziel in Tagen: Dies bestimmt die Zahlungsfrist, die auf jeder generierten Rechnung erscheint.
Die Standardzahlungsfrist für Rechnungen beträgt 30 Tage. Wenn Ihr Unternehmen einen anderen Wert benötigt, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team oder Ihren zuständigen Customer Success Manager, um diese Konfigurationsänderung anzufordern.
Was soll ich tun?
Die Einrichtung und Nutzung der Rechnungsstellungsfunktion ist ein einfacher Prozess, der in drei Hauptphasen unterteilt ist: Konfiguration, Buchung und Verwaltung.
Zunächst müssen Sie den Benutzern, die für die Verwaltung der Rechnungsstellung zuständig sind (in der Regel Ihre Verwaltungsabteilung), Zugriff gewähren. Navigieren Sie dazu zu Konto > Benutzerverwaltung und aktivieren Sie die Berechtigung PERM_MENU_INVOICING. Dadurch wird sichergestellt, dass das Rechnungsmenü nur für autorisierte Benutzer sichtbar ist.
1. Aktivieren der Rechnung-Zahlungsmethoden
Bevor Sie die Rechnungsstellungsfunktion verwenden, müssen Sie die entsprechenden Zahlungskonten in Ihrer Palisis-Konfiguration aktivieren. Navigieren Sie zu Konto > Zahlungen & Währungen > Registerkarte Zahlungskonten. Wählen Sie dann 'Rechnung' aus, um diese Zahlungsmethode für Ihre direkten Verkäufe an der Ticketverkaufsstelle zu aktivieren.
2. Konfiguration der Rechnungsvorlage für Buchungen (Einmalige Einrichtung)
Bitte beachten Sie den speziellen Artikel zu Wie Sie Ihre Buchungsrechnungsvorlage einrichten für detaillierte Anweisungen.
3. Verwendung der Funktion in der Ticketverkaufsstelle
Buchung erstellen: Bearbeiten Sie eine Standard-B2B-Buchung für Ihren Kunden in der Ticketverkaufsstelle. Geben Sie die korrekten Kundendaten ein, da die Rechnung an diese Person oder Organisation adressiert wird. Für Unternehmen aktivieren Sie die entsprechenden Kundendaten für Ihre Produkte. Weitere Informationen finden Sie unter Wie man "Kundendaten" konfiguriert.
Zahlung auswählen: Wählen Sie im Checkout-Prozess das dedizierte Zahlungskonto 'Rechnung' aus.
4. Verwaltung von Rechnungen und Zahlungen
Sobald einem Benutzer die Berechtigung für die Rechnungsstellung erteilt wurde, erscheint ein neuer Menüeintrag Rechnungsstellung in der Seitenleiste. Die Rechnungsseite zeigt ein Kanban-Board, das eine klare, visuelle Übersicht über alle Rechnungen und deren aktuellen Status bietet. Benutzer können leicht verfolgen, welche Rechnungen fällig sind, auf Ausstellung warten, auf Zahlung warten, als Erinnerung versendet wurden oder bereits bezahlt sind – und den Status mit einfachem Drag-and-Drop aktualisieren.
Status verfolgen
Navigieren Sie zur speziellen Rechnungsliste im Backoffice, um alle generierten Rechnungen und deren aktuellen Status zu sehen:
Status |
Bedeutung |
Erklärung |
AUSGESTELLT |
Offizielles Dokument erstellt |
Das Rechnungsdokument wurde finalisiert, als offizielles PDF generiert und gespeichert. Es wurde dem Kunden ausgestellt und wartet nun auf die Zahlung. Dies ist der normale Zustand, nachdem Sie bei einer ENTWURF-Buchung auf 'Ausstellen' klicken. |
FÄLLIG |
Zahlung ist überfällig |
Die Rechnung hat die definierte Fälligkeitsfrist überschritten, ohne dass die entsprechende Zahlung im System erfasst wurde. Der Status wird automatisch von AUSGESTELLT auf FÄLLIG geändert, kann aber bei Bedarf auch manuell ausgewählt werden. Dieser Status zeigt deutlich an, dass die Zahlung des Kunden verspätet ist. |
ERINNERT |
Zahlungserinnerung gesendet |
Der Status wird manuell aktualisiert, um anzuzeigen, dass eine Zahlungserinnerung an den Kunden bezüglich seiner FÄLLIGEN Rechnung gesendet wurde. Dies ist ein Zwischenschritt zur Nachverfolgung. |
BEZAHLT |
Zahlung erhalten und verbucht |
Die vollständige Zahlung wurde per Banküberweisung erhalten und manuell bestätigt sowie im System mit der Aktion 'Zahlungsdatum festlegen' erfasst. Der Finanzprozess für diese Rechnung ist abgeschlossen. |
ABGELEHNT |
Rechnung ist ungültig/strittig |
Dieser Status wird verwendet, wenn die Rechnung vom Kunden formell abgelehnt oder angefochten wird oder wenn ein Problem vorliegt, das die geplante Zahlung verhindert. Dies bedeutet in der Regel, dass die Transaktion storniert wurde oder eine erneute Rechnungsstellung erforderlich ist. |
Rechnung ausstellen
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Für Standardverkäufe wird eine Rechnung zunächst im Status ENTWURF erstellt.
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Sie müssen die Rechnungskarte greifen und in die Spalte Ausgestellt ziehen. Alternativ können Sie die Rechnung auswählen und manuell in der Liste den Status 'Ausgestellt' aus dem Dropdown-Menü wählen, um das offizielle PDF zu generieren und zu speichern.
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Optional: Wenn Sie mehrere Entwurfsbuchungen für denselben Kunden haben, können Sie diese mit der Funktion 'Zusammenführen & Ausstellen' in der Rechnungsliste zu einer einzigen konsolidierten Rechnung zusammenfassen. So geht’s:
Wählen Sie die Rechnungen aus, die Sie zusammenführen möchten, indem Sie auf die Datumsspalte klicken (ein Hand-Symbol erscheint beim Darüberfahren).
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Sobald alle gewünschten Rechnungen ausgewählt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche 'Rechnungen zusammenführen' unten in der Liste oder auf die Schaltfläche 'Zusammenführen & Ausstellen' oben rechts.
Nach Abschluss der Buchungsdetails können Sie mit der Ausstellung der offiziellen Rechnung fortfahren:
Klicken Sie auf die Schaltfläche ‘Ausstellen’, um die Rechnung offiziell zu generieren.
Hinweis: An diesem Punkt können Sie die Vorschau-PDF herunterladen. Bitte beachten Sie, dass dies eine ENTWURF-Version ist und nicht das endgültige, rechtlich ausgestellte Rechnungsdokument.
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Fälligkeitsdatum festlegen: Das System berechnet automatisch das Fälligkeitsdatum basierend auf der Standardzahlungsfrist (30 Tage). Sie können bei Bedarf für diese spezielle Transaktion ein anderes Fälligkeitsdatum über die Kalenderoberfläche manuell auswählen.
Um die Standard-Fälligkeitsfrist global für alle zukünftigen Rechnungen zu ändern (z. B. von 30 auf 14 Tage), wenden Sie sich bitte an unser Support-Team oder Ihren zuständigen Customer Success Manager.
Herunterladen und versenden: Nach der Ausstellung laden Sie das finale PDF herunter und senden es manuell per E-Mail an Ihren Kunden zur Zahlung.
Innerhalb der Rechnungsliste können Sie für jeden Eintrag folgende wichtige Informationen sehen:
Die Rechnungsnummer ist eine eindeutige, fortlaufende Nummer, die automatisch vom System vergeben wird. Standardmäßig beginnt die Nummerierung bei 1 mit der ersten generierten Rechnung. Wenn Sie ein bestimmtes Nummerierungsmuster benötigen – z. B. mit einem Präfix oder Datumsbestandteilen (z. B. XXX_YEARMONTH_01001) – kann dieses Muster konfiguriert werden. Um Änderungen am Standard-Rechnungsnummernschema zu beantragen, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team oder Ihren zuständigen Customer Success Manager.
Relevante Daten: Wichtige Daten im Lebenszyklus der Rechnung, einschließlich Erstellungsdatum, Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum und Zahlungsdatum.
Link zur Ansicht der betroffenen Buchung oder Buchungen.
Der Rechnungsstatus.
Der Link zum Herunterladen der Rechnung.
Zahlung erfassen
Sobald Sie die Banküberweisung von Ihrem Kunden erfolgreich erhalten haben, müssen Sie die Zahlung manuell im System erfassen, um den Rechnungsstatus abzuschließen.
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Navigieren Sie zum Rechnungsboard und verschieben Sie die entsprechende Rechnung in den Status BEZAHLT.
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Wählen Sie das tatsächliche Zahlungsdatum über die Kalenderoberfläche aus und verwenden Sie die Aktionsschaltfläche, um das Zahlungsdatum festzulegen.
Bestätigen Sie die Aktion, um den Status offiziell auf BEZAHLT zu setzen.
Dieser wichtige Schritt kennzeichnet die Rechnung formell als beglichen und schließt den Finanzprozess für die jeweilige Buchung ab.
Filtern und suchen
Die Rechnungsliste verfügt über eine leistungsstarke Filterfunktion und ein Suchfeld, mit denen Sie spezifische Rechnungen in Ihren Aufzeichnungen schnell und präzise finden können.
Sie können die Liste nach folgenden Kriterien filtern und sortieren:
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Rechnungsnummer: Verwenden Sie das Suchfeld, um die genaue Rechnungsnummer einzugeben, falls Sie diese kennen.
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Sortieroptionen: Rechnungen können nach Erstellungsdatum, Fälligkeitsdatum, Ausstellungsdatum oder Zahlungsdatum sortiert werden – jeweils auf- oder absteigend.
Listenansicht: Standardmäßig werden Rechnungen auf einem Kanban-Board angezeigt, aber Sie können rechts oben auf die Listenansicht umschalten.
Datumsbereich: Sie können einen Datumsbereich auswählen, um die in diesem Zeitraum erstellten Rechnungen anzuzeigen.
Rückerstattungen bearbeiten
Wenn Sie eine Rückerstattung für eine Buchung durchführen, generiert das System automatisch eine entsprechende Gutschrift, die ebenfalls in Ihrer Rechnungsliste im Status ENTWURF erscheint und auf die Originalrechnung verweist.
Als nächstes verschieben Sie diese manuell in den Status AUSGESTELLT.
Gutschriften verwenden dieselbe Vorlage wie Ihre Buchungsrechnungen, zeigen jedoch einen negativen Gesamtbetrag an.
5. Verwaltung von Buchungen
Für jede Buchung, die über das Rechnungskonto bezahlt wurde, können Sie die spezifische Rechnung direkt von der Buchungsdetailseite aus aufrufen:
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Navigieren Sie zur Seite Buchungsdetails.
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Wählen Sie unter dem Tab Aktionen die Option Rechnung ansehen.
Sie werden zur Seite Rechnungen weitergeleitet, auf der die Details der spezifischen Rechnung angezeigt werden.
Gut zu wissen
Bitte beachten Sie die folgenden betrieblichen Einschränkungen:
Keine automatische Versendung: Das System versendet Rechnungen nicht automatisch an den Kunden. Sie müssen das PDF herunterladen und selbst per E-Mail versenden.
Nur Banküberweisung: Das Zahlungskonto 'Rechnung' ist ausschließlich für B2B-Zahlungen per Banküberweisung vorgesehen und nicht für Barzahlung, Kreditkarte oder andere Zahlungsmethoden.
Keine Inkasso-Funktion: Das System beinhaltet keine Mahn- oder Inkassofunktionen. Überfällige Rechnungen werden als FÄLLIG gekennzeichnet, weitere Maßnahmen liegen jedoch in Ihrer Verantwortung.
Auswirkung von Rückerstattungen: Wenn eine Rückerstattung vor Ausstellung einer Rechnung erfolgt, spiegelt die Rechnung nur den endgültigen, reduzierten Buchungswert wider. Erfolgt die Rückerstattung nach Ausstellung der Rechnung, wird eine entsprechende Gutschrift erstellt.