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Wo finde ich ihn?
Berichte > Bericht-Assistent
Was bedeutet das?
Der Export-Assistent bietet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um die Berichtserstellung zu vereinfachen. Mit dem Export-Assistenten können Sie Berichte erstellen, diese für die zukünftige Nutzung speichern, wenn sie regelmäßig benötigt werden, und sie sogar so planen, dass sie automatisch zu einem festgelegten Datum und Uhrzeit an eine Empfängerliste per E-Mail gesendet werden.
Was soll ich tun?
Navigieren Sie zu Berichte > Export-Assistent, wo Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden, die Ihnen bei der Erstellung Ihres Berichts hilft.
Schritt 1: Wählen Sie den Datumsbereich aus
Zuerst wählen Sie den Zeitraum aus, den Sie im Bericht berücksichtigen möchten. Dieser kann tage-, wochen-, monats- oder jahresbasiert sein. Um die Verkäufe des Vormonats zu prüfen, wählen Sie monatsbasiert, dann letzten Monat, und wählen Sie Buchungszeit als Datumsreferenz, wie im Screenshot gezeigt. Klicken Sie dann auf Weiter.
Wählen Sie stattdessen Veranstaltungszeit, um Buchungen anzuzeigen, bei denen das Reisedatum oder Veranstaltungsdatum im Vormonat lag.
Abrechnungszeit bezieht sich darauf, wann die Barabrechnung abgeschlossen wurde. Wenn Sie diese Option wählen, enthält der Bericht alle Buchungen, bei denen die Abrechnung im Vormonat abgeschlossen wurde.
Schritt 2: Filter anwenden (optional)
Hier können Sie Filter anwenden, um Ihren Bericht zu verfeinern. In unserem Beispiel filtern wir nach Vertriebskanal und wählen Online-Verkäufe. Nachdem Sie dies getan haben, klicken Sie auf Weiter.
Schritt 3: Berichtsspalten definieren
Wählen Sie nun die Spalten aus, die Sie im Bericht aufnehmen möchten. Diese basieren auf der aus der Dropdown-Liste ausgewählten Berichtsvorlage. Für weitere Informationen lesen Sie bitte den Artikel zum Konfigurieren Ihrer Berichtsvorlagen.
Sie müssen auch das Dateiformat wählen – entweder eine durch Kommas getrennte Textdatei (CSV) oder Excel (XLSX). Nach der Auswahl klicken Sie auf Weiter.
Schritt 4: Berichtselemente auswählen
Der Bericht enthält standardmäßig Buchungen, Zahlungen, Rückerstattungen, Stornierungen und Check-ins. Sie können jedoch ganz einfach einzelne Elemente hinzufügen oder entfernen, indem Sie die Schalter ein- oder ausschalten. Zum Beispiel möchten Sie möglicherweise nicht eingelöste Gutscheine zum Bericht hinzufügen. Dies würde alle Buchungen einschließen, die von Partnern (Vertriebspartnern) verkauft wurden und noch nicht eingelöst sind, also von den Reisenden noch nicht genutzt wurden. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf Weiter.
Schritt 5: Bericht planen (optional)
Hier können Sie die automatische Planung aktivieren, um den Bericht in festgelegten Abständen an eine Empfängerliste zu senden. Geben Sie mehrere E-Mail-Adressen ein, getrennt durch Kommas. In unserem Beispiel planen wir den Bericht so, dass er am ersten Tag jedes Monats um 8:00 Uhr morgens gesendet wird. Sobald alles eingestellt ist, klicken Sie auf Weiter.
Schritt 6: Benennen Sie Ihren Bericht
Geben Sie Ihrem Bericht abschließend einen aussagekräftigen Namen, damit Sie ihn später leicht identifizieren können. Zum Beispiel „Monatsbericht – Online-Verkäufe“. Klicken Sie dann auf Fertigstellen.
An dieser Stelle können Sie entweder einen neuen Bericht starten oder auf Schließen klicken, wenn Sie fertig sind.
Was passiert als Nächstes?
- Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Herunterladen des Berichts.
- Der Bericht wird auch im Bereich Gespeicherte Berichte abgelegt, wo Sie ihn jederzeit öffnen, bearbeiten, neu planen oder erneut senden können.
Um den Bericht sofort erneut zu senden, klicken Sie auf Bearbeiten und gehen Sie zum Tab „Planungsoptionen“.
Bitte beachten Sie, dass Sie während des gesamten Prozesses jederzeit auf die Schaltfläche „Jetzt Testexport“ klicken können, um eine E-Mail mit einem Download-Link für den Bericht zu erhalten. So können Sie überprüfen, ob der Bericht mit den ausgewählten Parametern Ihren Anforderungen entspricht oder ob Anpassungen im Export-Assistenten erforderlich sind. Beachten Sie, dass dieser temporäre Bericht nicht im Bereich Gespeicherte Berichte gespeichert wird.